Ein eigenes Webhosting-Unternehmen zu gründen, ist für viele der Traum vom selbstbestimmten Arbeiten in der IT- und Hostingbranche. Doch bevor die ersten Server provisioniert und Kundenprojekte umgesetzt werden können, steht die Frage nach der passenden Unternehmensform, der Haftung und der organisatorischen Umsetzung im Raum. Wir von Becker Software möchten hier unsere Erfahrungen teilen und einen Überblick geben, wie wir das Ganze handhaben — und worauf es wirklich ankommt.
Ich habe 2018 den Schritt zum Nebengewerbe gewagt und mein eigenes Hosting- und Softwareunternehmen gegründet. Mit der offiziellen Gewerbeanmeldung, der Schließung von Hosting-Verträgen und der schrittweisen Professionalisierung der Infrastruktur habe ich das Hosting-Geschäft aus dem Nebenerwerb heraus aufgebaut und 2022 in die Vollzeit-Selbstständigkeit überführt. Heute betreiben wir nicht nur eigene Server und bieten professionelle Hosting-Dienstleistungen an, sondern beraten auch regelmäßig andere Unternehmen bei der technischen und organisatorischen Umsetzung ihrer Projekte. Die Erfahrungen aus dieser Entwicklung möchten wir in diesem Beitrag weitergeben.
#Die Gründung: Erste Schritte
Bevor der erste Webserver aufgesetzt wird, sollte klar sein, wie das Unternehmen formal aufgestellt wird. Die Gründung eines Unternehmens in Deutschland ist grundsätzlich unkompliziert — zumindest, wenn man sich für ein Einzelunternehmen entscheidet. Dazu reicht eine Anmeldung beim zuständigen Gewerbeamt, die Eintragung beim Finanzamt und der Erhalt einer Steuernummer.
Wer sich für eine Kapitalgesellschaft wie eine UG oder GmbH entscheidet, muss zusätzlich einen Notartermin einplanen, einen Gesellschaftsvertrag aufsetzen und je nach Rechtsform ein entsprechendes Stammkapital hinterlegen.
Ich habe selbst 2018 mit einem klassischen Einzelunternehmen im Nebenerwerb begonnen, das 2022 in die Vollzeit-Selbstständigkeit übergegangen ist. Dieser Weg war für uns der pragmatischste und hat sich gerade im Bereich Webentwicklung und individueller IT-Dienstleistungen als vorteilhaft erwiesen.
#Unternehmensformen im Überblick
Wer ein Hostingunternehmen gründen will, kann in Deutschland grundsätzlich zwischen drei praxisnahen Rechtsformen wählen:
Einzelunternehmen
Die einfachste und günstigste Möglichkeit. Keine Gründungskosten, keine Einlagepflicht, keine notarielle Beglaubigung. Allerdings haftet der Inhaber uneingeschränkt mit seinem Privatvermögen.UG (haftungsbeschränkt)
Die UG ist eine beliebte Wahl für Gründer, die ein wenig mehr Schutz suchen, aber keine 25.000 Euro für eine GmbH aufbringen können oder wollen. Mit einem Stammkapital ab 1 Euro bietet die UG einen gewissen rechtlichen Schutz durch die Haftungsbeschränkung. Das bedeutet, dass Gesellschafter nur mit ihrem Geschäftsvermögen haften, nicht mit ihrem Privatvermögen. Allerdings muss die UG jährlich einen Teil des Gewinns in die Rücklagen stecken, bis das Stammkapital von 25.000 Euro erreicht ist, was zu einer gewissen Einschränkung in der Liquidität führen kann.GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts)
Eine GbR ist eine Partnerschaft, die sich besonders eignet, wenn zwei oder mehr Personen ein Hosting-Geschäft gemeinsam betreiben wollen. Die Gründung einer GbR erfolgt formlos und ohne hohe Kosten, und auch die steuerliche Belastung bleibt vergleichsweise gering. Ein wichtiger Punkt ist jedoch die Haftung: Gesellschafter einer GbR haften persönlich und unbeschränkt für alle Verbindlichkeiten des Unternehmens. Das bedeutet, dass auch das Privatvermögen der Gesellschafter im Falle von Schulden oder rechtlichen Auseinandersetzungen herangezogen werden kann. Die GbR eignet sich daher eher für kleine Teams, die in der Anfangsphase zusammenarbeiten möchten, aber bereit sind, das Haftungsrisiko einzugehen.GmbH
Die klassische Kapitalgesellschaft mit hoher Außenwirkung und begrenzter Haftung. Sie erfordert ein Mindeststammkapital von 25.000 €, von dem bei Gründung mindestens 12.500 € einbezahlt werden müssen. Sie bringt allerdings auch laufenden Verwaltungsaufwand und strenge Buchhaltungspflichten mit sich.
In der Webhosting-Branche genießt die GmbH zweifellos ein höheres Vertrauen, insbesondere bei größeren Kunden und Resellern. Im Bereich Webentwicklung und individueller Softwarelösungen haben wir jedoch festgestellt, dass Einzelunternehmen oft als persönlicher und nahbarer wahrgenommen werden. Unsere Kunden wissen, dass sie bei Becker Software einen festen Ansprechpartner haben — und genau das schätzen sie.
#Thema Haftung
Ein oft diskutiertes Thema bei der Unternehmensgründung ist die Haftung. Während Kapitalgesellschaften ihre Haftung auf das Gesellschaftsvermögen begrenzen, haftet der Einzelunternehmer mit seinem Privatvermögen. Das klingt im ersten Moment riskant, ist aber in der Praxis gut steuerbar.
Wir setzen auf mehrere Schutzmaßnahmen:
Sorgfältig formulierte AGB, die präzise beschreiben, welche Leistungen erbracht werden und wie mit möglichen Schadensfällen umzugehen ist.
Verantwortungsregelung für Backups: In vielen Hosting-Verträgen — insbesondere bei Prepaid- oder besonders günstigen Hosting-Tarifen — ist es üblich, dass der Kunde selbst für seine Backups verantwortlich ist. Oft werden Backups nur als kostenpflichtige Zusatzleistung angeboten oder sind gar nicht im Tarif enthalten. Das ist branchenweit ein Standard, um die Preise für einfache Hosting-Angebote niedrig zu halten. Trotzdem sollte jeder Kunde die Möglichkeit haben, ein Backup-Angebot zu buchen oder eigene Sicherungen zu erstellen.
Haftungsbegrenzung im Rahmen gesetzlicher Möglichkeiten: Um im Ernstfall Klarheit zu schaffen, wird die Haftung in Hostingverträgen häufig auf den Produktpreis oder einen definierten Betrag begrenzt. So wird verhindert, dass ein einzelner Vorfall das Unternehmen existenziell bedroht — ohne den Kunden unangemessen einzuschränken.
Darüber hinaus ist eine Betriebshaftpflichtversicherung aus unserer Sicht sinnvoll. Sie deckt nicht nur berechtigte Schadensersatzforderungen ab, sondern prüft auch unberechtigte Ansprüche und wehrt diese ab. Besonders wichtig wird das, wenn Hardware im Spiel ist oder vor Ort bei Kunden gearbeitet wird.
#Klein starten, groß denken
Die Unternehmensgründung selbst ist schnell erledigt — ein Formular, eine Anmeldung und schon kann es theoretisch losgehen. Doch gerade im Webhosting-Markt merkt man schnell: Der Wettbewerb ist hart und der Markt stark gesättigt. Ohne ein klares Alleinstellungsmerkmal wird es schwierig, sich dauerhaft zu behaupten.
Anders als bei einem Stromanbieterwechsel, bei dem der Kunde mit ein paar Klicks den Anbieter tauscht und der Vertrag nahtlos übergeht, ist das im Webhosting deutlich komplexer. Hier müssen Konfigurationen exakt übernommen werden, E-Mail-Postfächer wie etwa in Outlook neu eingerichtet, DNS- oder Nameserver-Einträge angepasst und oft auch Datenbanken und Web-Anwendungen umgezogen werden. Für technisch weniger versierte Kunden ist das meist eine echte Herausforderung.
Man stelle sich vor: Sie wollen Ihren Stromanbieter wechseln und müssten dazu erst einen Techniker-Termin vereinbaren, den Zähler austauschen lassen und womöglich einige Stunden oder Tage auf die Freischaltung warten. Genau so fühlt sich ein Hostingwechsel für viele Kunden an — verbunden mit Unsicherheit, Aufwand und der Angst vor Ausfällen. Deshalb bleiben viele bei ihrem Anbieter, selbst wenn der Service längst nicht mehr passt.
Die Konsequenz für Hosting-Gründer: Man muss den Kunden gute Gründe liefern, warum sich ein Wechsel dennoch lohnt — und vor allem, wie man den Wechsel möglichst einfach und zuverlässig für den Kunden gestaltet.
#Unternehmensgründung im Detail
Wir haben uns für ein Einzelunternehmen entschieden — und aus meiner Sicht ist das auch die beste Wahl für die meisten, die im Hosting-Bereich starten. Es ist schnell und einfach umzusetzen und falls es doch nicht so läuft, wie geplant, lässt sich das Einzelunternehmen auch genauso schnell wieder abmelden.
#1. Gewerbeanmeldung einreichen
Der erste Schritt in die Selbstständigkeit ist die Gewerbeanmeldung. In Deutschland erfolgt diese in der Regel beim örtlichen Rathaus oder Bürgerbüro. In einigen Städten ist es mittlerweile auch möglich, das Ganze online zu erledigen — entweder ohne Termin oder mit Termin, je nach Stadt.
In meinem Fall musste ich einen Termin im Rathaus wahrnehmen, was insgesamt nur etwa 15 Minuten in Anspruch nahm. Nach der Anmeldung musste ich eine Bearbeitungsgebühr von 25 Euro bezahlen und habe direkt meine gestempelte Gewerbeanmeldung erhalten. Tipp: Mach dir am besten sofort ein Foto der Anmeldung, du wirst sie im Laufe der Zeit öfter benötigen.
#2. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen
Nach der Gewerbeanmeldung folgt der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, den du beim Finanzamt einreichst. Hier gibst du an, was du voraussichtlich verdienen wirst, damit das Finanzamt deine Steuern einordnen kann. Besonders wichtig: Schätze deine Einkünfte realistisch. Es macht keinen Sinn, hier zu hoch anzusetzen, da auf diesen Einnahmen ggf. eine Steuervorrauszahlung gefordert wird.
Wichtiger Hinweis: Überlege, ob du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen möchtest. Diese Regelung ist an bestimmte Umsatzgrenzen gebunden und ermöglicht es dir, ohne die Belastung durch Mehrwertsteuer zu arbeiten. Das bedeutet, du kannst steuerfreie Rechnungen an Privatpersonen und Unternehmen stellen, wodurch du dir die MwSt. sowie den damit verbundenen Verwaltungsaufwand sparst.
Es gibt allerdings auch Nachteile: Du kannst dir dann nicht die Mehrwertsteuer auf Ausgaben zurückholen, was vor allem bei größeren Investitionen (z.B. Server, Software oder Hardware) eine Rolle spielen kann. Aber für den Start als Einzelunternehmer ist diese Regelung oft von Vorteil, um sich den bürokratischen Aufwand zu ersparen.
#3. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) beantragen
Falls du dich für die Kleinunternehmerregelung entscheidest, wirst du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen. Falls du aber dennoch Umsatzsteuer erheben möchtest oder als Unternehmen international tätig werden willst, solltest du direkt eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) beim BZSt beantragen.
Die USt-IdNr. kannst du anstelle deiner normalen Steuernummer auf Rechnungen angeben. Sie ist besonders nützlich, wenn du grenzüberschreitend mit anderen EU-Unternehmen zusammenarbeitest, da so keine Mehrwertsteuer auf Rechnungen erhoben werden muss. Zudem bietet die USt-IdNr. eine höhere Glaubwürdigkeit und Sicherheit für Geschäftspartner, da diese nicht deine Steuernummer abfragen müssen.
