Ab dem 01.01.2025 tritt eine entscheidende Änderung in Kraft: Alle Unternehmen in Deutschland müssen elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) empfangen können – ganz gleich ob Einzelunternehmer, GbR, GmbH oder AG. Selbst Kleinunternehmer sind nicht ausgenommen.
Die digitale Transformation im Rechnungswesen macht vor keiner Branche halt. Vor diesem Hintergrund müssen auch Hoster, die bisher häufig auf Systeme wie WHMCS setzen, ihre Prozesse anpassen. Doch es gibt branchenspezifische Besonderheiten, die für Hosting-Anbieter einige Ausnahmen vorsehen.
#E-Rechnung: Was steht an?
Ab dem 01.01.2025 tritt die Pflicht in Kraft, dass alle Unternehmen im Geschäftsverkehr E-Rechnungen empfangen müssen. Dieses neue System soll Transparenz, Effizienz und Fehlerreduzierung im Rechnungswesen fördern.
Unabhängig von der Unternehmensgröße – auch Kleinunternehmer können nicht länger auf Papier verzichten. Für Hoster bedeutet das: Die Systeme zur Rechnungsverarbeitung müssen elektronisch kompatibel sein. Ein bewährtes Beispiel für den reibungslosen Empfang und Versand von E-Rechnungen bietet Lexware Office. Mehr dazu finden Sie auf Lexware Office testen. (Anzeige)
#Ausnahmen für Hoster – Was gilt speziell?
Auch Hosting-Anbieter unterliegen grundsätzlich der Pflicht zur E-Rechnung. Doch: Der Gesetzgeber hat Übergangsregelungen geschaffen, die gerade kleineren Anbietern und Unternehmen mit geringerem Jahresumsatz Luft zur Umsetzung verschaffen.
Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können – ohne vorherige Zustimmung des Rechnungsempfängers. Dies gilt unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße, also auch für Hosting-Anbieter.
Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen greift ebenfalls ab dem 1. Januar 2025. Allerdings gelten für die Übergangszeit zwischen 2025 und 2027 besondere Regelungen, insbesondere was das Format und die Art der Übermittlung betrifft.
#Was bedeutet das konkret für Hosting-Anbieter für den Rechnungsversand?
Ab 01.01.2025:
Empfangspflicht für E-Rechnungen (nach EN 16931) für alle Unternehmen – auch Kleinunternehmer.
Versand weiterhin möglich als:
Papierrechnung
PDF oder andere Formate – aber nur mit Zustimmung des Empfängers
Ab 2026:
Keine Änderungen zur Versandmöglichkeit im Vergleich zu 2025
Empfangspflicht bleibt bestehen
Ab 2027:
Nur noch Unternehmen mit Vorjahresumsatz < 800.000 € dürfen Rechnungen weiterhin als PDF/Papier versenden (mit Zustimmung).
Alle anderen müssen bereits strukturierte E-Rechnungen ausstellen.
Ab 2028:
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen im EN 16931-Format verwenden.
PDF, Papier und sonstige Formate sind nicht mehr zulässig – unabhängig vom Umsatz.
Diese Übergangsregelungen bieten vor allem kleinen Hostern und Selbstständigen die Möglichkeit, ihre Systeme Schritt für Schritt auf E-Rechnungen umzustellen. Dennoch sollten alle betroffenen Unternehmen frühzeitig mit der Umstellung beginnen, um zum Stichtag 2028 vollständig compliant zu sein.
#Wichtig für Kleinunternehmer:
Kleinunternehmer, die umsatzsteuerbefreit sind, müssen zwar E-Rechnungen empfangen, können aber beim Versand weiterhin auf PDFs zurückgreifen, da ihre Rechnungen formal als „Sonstige Rechnungen“ gelten. Diese bleiben bis einschließlich 2027 zulässig, sofern der Empfänger zustimmt.
#Ausnahmefälle:
Rechnungen unter 250 € brutto dürfen dauerhaft auch in anderer Form erstellt werden (Papier, PDF, etc.).
Die Papierrechnung ist zwar formal weiterhin erlaubt, spielt in der Hosting-Branche aber faktisch kaum noch eine Rolle.
#Umsetzen der E-Rechnungspflicht in WHMCS
WHMCS bietet von Haus aus keine native Unterstützung für die Umsetzung der E-Rechnungspflicht, weshalb zusätzliche Module notwendig sind, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Anbei haben wir zwei Umsetzungspfade ausgelegt.
#Lexware Office WHMCS Integration (Becker Software)
Das Modul von Becker Software bietet eine nahtlose Verbindung zwischen WHMCS und Lexware Office. Rechnungen, die in WHMCS erstellt werden, werden automatisch an Lexware Office übertragen, wo sie gemäß den gesetzlichen Anforderungen als E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnungs-Format generiert werden. Diese Rechnungen werden anschließend direkt aus WHMCS versendet, wobei die Original-PDFs von Lexware Office verwendet werden. Da Lexware Office die gesetzlichen Vorgaben für E-Rechnungen erfüllt, sind alle rechtlichen Anforderungen automatisch abgedeckt.
#E-Rechnung WHMCS Modul von Plambee
Das E-Rechnung-Modul von Plambee für WHMCS ermöglicht die Erstellung und den Versand von elektronischen Rechnungen direkt aus WHMCS heraus. Dabei wird das ZUGFeRD-Format verwendet, ein hybrides Datenformat, das eine für Menschen lesbare PDF-Datei mit maschinenlesbaren XML-Daten kombiniert. Dies erleichtert den elektronischen Rechnungsdatenaustausch und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an E-Rechnungen.
Ein besonderes Feature des Moduls ist die Caching-Funktion: Rechnungen werden auf dem Webspace gespeichert, sodass Kunden auch zu einem späteren Zeitpunkt die originale Rechnung herunterladen können, selbst wenn sich zwischenzeitlich Änderungen am Layout oder den Produktbezeichnungen ergeben haben.
Mietversion (jährlich) - 79,95 € - Mietversion (monatlich) - 8,99 €
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#Fazit
Wer Rechnungen über WHMCS oder andere Systeme stellt, muss bis spätestens 2028 vollständig auf strukturierte E-Rechnungen (nach EN 16931) umgestellt haben – unabhängig vom Umsatz. Für den Empfang gilt die Pflicht bereits ab 2025.
#Haftungsausschluss
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