#Warum das überhaupt ein Thema ist
Wenn du WHMCS einsetzt, kennst du sicher das Problem: Rechnungen werden standardmäßig X Tage vor Fälligkeit erstellt. Das führt dazu, dass Kunden über den Monat verteilt Rechnungen erhalten – völlig abhängig davon, wann sie bestellt haben. Beispiel: Ein Kunde bestellt am 15.02., bekommt seine nächste Rechnung am 05.03. – für eine Leistung, die ab dem 15.03. läuft.
Das sorgt für Verwirrung. Besonders im B2B-Bereich, wo Rechnungen gesammelt, gebucht und Verträge besser planbar sein sollten. Kunden erwarten eigentlich, dass Sie Ihre Rechnung zum Fälligkeitsdatum erhalten.
Unser Ziel:
Wir wollen, dass unsere Kunden am 1. jedes Monats eine gesammelte Rechnung bekommen – für alle Leistungen, die im Laufe des Monats fällig werden. Auch, wenn ein Produkt erst am 25. fällig ist.
Und das Beste: Diese Rechnungen landen direkt in Lexoffice – dank unseres eigenen WHMCS ↔ Lexoffice-Moduls. So bleibt alles GoBD-konform, automatisiert und steuerberaterfreundlich.
Es gibt zwar eine Alternative über die WHMCS Pro-Rata-Funktion:
Diese zwingt alle Produkte auf einen einheitlichen Abrechnungstag (z. B. den 1. des Monats). Klingt erstmal praktisch – hat aber Tücken:
Gerade im Bestellprozess wird’s schnell unübersichtlich. Wenn z. B. am 25. bestellt wird, rechnet WHMCS anteilig den restlichen Monat + den gesamten Folgemonat direkt mit ab. Ergebnis: Ein höherer Preis als beworben – und das kann zum Absprung führen. Gerade bei B2B-Kunden, die klare Preistransparenz erwarten, ist das kontraproduktiv.
Auch wenn die Einstellung keinen weiteren Monat abrechnet, wäre das Resultat, für 5 Tage zu bezahlen eher komisch, da sehr komische Centbeträge zusammenkommen.
#Technische Umsetzung: WHMCS Cronjobs richtig nutzen
WHMCS bietet die Möglichkeit, bestimmte Aufgaben beim Aufruf des Cronjobs gezielt zu aktivieren oder zu überspringen. Diese Flexibilität ist der Schlüssel zu unserem Konzept.
Statt also den Standard-Cronjob täglich oder alle fünf Minuten mit allen Aktionen auszuführen, teilen wir die Aufgaben auf:
#Täglicher Cron (alle 5 Minuten, ohne Rechnungen & Sperren):
* * * * * /usr/bin/php /pfad/zur/whmcs/crons/cron.php skip --CreateInvoices --AutoSuspensions--CreateInvoices ➜ überspringt die Rechnungserstellung
--AutoSuspensions ➜ überspringt automatische Sperren
So läuft der Cron wie gewohnt und kümmert sich um Module, Upgrades, Domain Renewals usw. – nur ohne Rechnungen und Sperrungen.
➡ Zur offiziellen WHMCS Cronjob Parameterliste
#Monatlicher Cron (am 01. um 10:00 Uhr morgens):
0 10 1 * * /usr/bin/php /pfad/zur/whmcs/crons/cron.php do --CreateInvoices --AutoSuspensionsNur am 1. des Monats erstellen wir alle fälligen Rechnungen und aktivieren auch die automatische Sperrung bei überfälligen Kunden.
Wir haben bewusst 10:00 Uhr morgens gewählt – damit unser Support-Team verfügbar ist, falls Kunden Rückfragen haben.
#Anpassung des Fälligkeitsdatums
Mit den Einstellungen würde WHMCS die Rechnung zu sofort fällig machen. Damit das nicht passiert, haben wir einen Hook entwickelt, welcher das Rechnungsdatum für jede erstellte Rechnung überschreibt.
Dieser Hook kann über unseren WHMCS Store gekauft werden. Der Hook ist komplett Open Source und wird nicht mit Ioncube verschlüsselt.
#Weitere wichtige Einstellungen
#Rechnungslauf vs. Fälligkeit
Wir haben unseren Zahlungsvorlauf auf 28 Tage gesetzt. So bekommt der Kunde z. B. am 01.04. eine Rechnung für eine Leistung, die erst am 25.04. fällig wird. Das schafft Transparenz und Planbarkeit – vor allem bei Vertragskunden.
#Automatisierungen anpassen
Damit das funktioniert, musst du auch die Sperrzeiträume und Mahnstufen in WHMCS anpassen. Sonst droht die nächste böse Überraschung: Rechnung kommt am 01., aber das System will schon am 10. sperren, obwohl der Kunde 28 Tage Zeit hat.
#Sperren? Lieber händisch.
Wir haben festgestellt, dass automatische Sperrungen gefährlich sein können – besonders bei neuen WHMCS-Nutzern, die noch keine 100 % saubere Zahlungszuteilung (z. B. bei Überweisungen) haben.
Mein Tipp:
Sperrungen lieber manuell prüfen
In den WHMCS-E-Mail-Vorlagen für Mahnungen und Rechnungen einfach die Support-Adresse in CC setzen, damit ihr den Überblick behaltet
#Fazit
Wenn du – wie wir – Rechnungen lieber strukturiert und gesammelt versendest, ist die Monatsanfang-Strategie genau das Richtige. Es braucht ein bisschen Konfiguration und Verständnis für WHMCS’ Cron-Logik, aber der Effekt für deine Kunden ist spürbar.
Und mit unserem Lexware Office-Modul wird’s richtig rund: saubere PDFs, GoBD-konform, E-Rechnungen ready, Mahnwesen inklusive.
Wenn du Unterstützung bei der Umsetzung brauchst oder unser Lexoffice-Modul testen möchtest – meld dich gern. Ich bin sicher: Auch deine Buchhaltung kann stressfreier laufen.