Als IT-Dienstleister mit einem hohen Anspruch an Automatisierung und Qualität war es mir wichtig, eine Buchhaltungssoftware zu finden, die nicht nur den rechtlichen Anforderungen entspricht, sondern sich auch nahtlos in unsere Arbeitsprozesse integrieren lässt. In den letzten Jahren haben wir dafür verschiedene Lösungen im echten Betrieb getestet – jede über mindestens ein Jahr hinweg. Hier ist unser Erfahrungsbericht.
Lexoffice (2018–2020, seit 2022 wieder aktiv)
Zum Start unseres Unternehmens haben wir 2018 Lexoffice genutzt. Damals war es durch eine Kooperation mit dem "Portal für Gründer" für ein Jahr kostenlos verfügbar. Das war ideal, denn wir wollten keine Word-Vorlagen basteln, sondern eine professionelle Lösung.
Allerdings fehlte Lexware Office damals eine API – für uns als Softwarehaus ein No-Go, weshalb wir die Software 2020 wieder verlassen haben. Seit 2022 nutzen wir Lexoffice erneut, denn mittlerweile wurde eine öffentliche API eingeführt. Damit war der größte Kritikpunkt Geschichte.
Was ich an Lexware Office besonders schätze:
- Hervorragende Softwarequalität: Ich habe bisher keinen einzigen Bug entdeckt. Alles ist durchdacht, klar kommuniziert und stabil.
- Intelligente Validierungen: Falsche Steuersätze oder fehlende USt-IDs werden sofort erkannt. Die Software hilft aktiv dabei, korrekte Buchungen zu erstellen.
- Hilfreiche Hinweise: Ob bei Lohnfortzahlung im Krankheitsfall oder Problemen mit der N26-Bankanbindung – Lexoffice erklärt, was los ist und wie man damit umgeht.
- KI-Zuordnung: Lexoffice ist wirklich fortschrittlich bei der Belegerkennung und der automatischen Verknüpfung mit Banküberweisungen. Sogar die Kosten des Zahlungstransfers werden übernommen. Es fühlt sich fast magisch an, wenn tausende Belege automatisch erstellt und korrekt zugeordnet werden.
- Amazon-Business-Integration: Für Unternehmen, die regelmäßig bei Amazon bestellen, ist die direkte Integration mit Amazon Business extrem hilfreich. Lexware Office ruft alle Ausgaben automatisch ab – inklusive korrekt gruppierter Rechnungen, was besonders bei unübersichtlichen Amazon-Dokumenten viel Arbeit spart.
- Belegdaten nach Kündigung abrufbar: Wir haben uns 2022 ein neues Lexware Konto erstellt um frisch zu starten. Trotzdem haben wir weiterhin einen vollständigen Lesezugriff auf alle Altdaten. Das ist sehr großzügig von Lexware Office.
Das Kontra, was hat uns nicht so sehr gefallen:
- API: Die Lexware Office Public API ist leider nicht unbegrenzt freigegeben. Bestimmte Funktionen wie z.B. den Bankzugriff ist lediglich für Integratoren mit Banklizenz vorbehalten. Allerdings durch die gute KI-Zuordnung ist der Mehraufwand durch die Buchung überschaubar.
- Dashboard Reports: Auf der Startseite in Lexoffice habe ich eine Grafik die mir meinen Umsatz oder Gewinn anzeigen kann. Bedauerlicherweise nur für den aktuellen Monat, den Vormonat sowie das Jahr und Vorjahr. Hier wünsche ich mir auch Quartalsweise oder Monatlich auf einzelne Monate zurückzugehen.
Diese Mischung aus Benutzerfreundlichkeit, Qualität und Automatisierung macht Lexoffice zur für uns besten Lösung.
Pakete und Preise (Stand 2025):
- Paket S: 6,90 € / Monat (Ausgaben erfassen)
- Paket M: 11,90 € / Monat (Rechnungen, Angebote, X-Rechnung, Mahnungen)
- Paket L: 19,90 € / Monat (Umsatzsteuervoranmeldung übermitteln, EÜR, Anlagenverwaltung)
- Paket XL: 29,90 € / Monat (Public API, Belegempfang per Mail, Englische und EU-Rechnungen)
Alle Lexware Office Preise und Versionen
sevDesk (2020)
Wir haben die alternative sevDesk für ein Jahr aktiv genutzt. Die Software ist sehr flexibel, bietet eine umfangreiche API und erlaubt eigene Buchungskonten. Gerade für Entwickler ist das ein großer Pluspunkt.
Was uns gefällt
- Umfragreiche API: sevDesk verfolgt einen API zuerst Ansatz, d.h. die Software, die der Endkunde verwendet wird ebenfalls über die API angesteuert. Damit ist auch jede Aktion die ich im Browser mache automatisierbar.
- Anpassbar: sevDesk erlaubt es uns, eigene Buchungskonten und Umsatzsteuerreegeln zu erstellen. Damit können auch extrem komplexe Buchungen, am besten in Rücksprache mit dem Steuerberater, abgewickelt werden.
Was hat uns nicht gefallen:
- Bankenanbindung über Drittanbieter: Hier hatten wir häufige Probleme, besonders mit N26. Diese Instabilität hat unseren Arbeitsfluss gestört.
- Fehlerhafte Buchungslogik: Bei Kundenprojekten haben wir fehlerhafte EÜR-Berechnungen erlebt oder Probleme beim Belegimport bei großen Datenmengen festgestellt.
- Sperrung nach Kündigung: Unser sevDesk Konto ist nach Kündigung gesperrt worden, wir haben nur noch Zugriff auf das Datenarchiv.
Wir mussten mehrmals mit eigenen PHP-Skripten nachhelfen, um Fehler zu beheben. Wer sich gut auskennt, kann mit sevDesk viel erreichen – für alle anderen ist es eher eine Fehlerquelle.
Pakete und Preise (Stand 2025):
- Kostenlos: 0,- € / Dauerhaft (3 Rechnungen pro Monat)
- Rechnung: 8,90 € / Monat (Unbegrenzt Rechnungen, Angbote, Zahlungserinnerungen)
- Buchhaltung: 19,90 € / Monat (Mehrere Mahgnstufen, KI Belegerfassung, EÜR, Bankkonto verknüpfen)
- Buchhaltung Pro: 27,90 € / Monat (API, BWA, Kostenstellen)
Alle sevDesk Preise und Funktionen
Papierkram (2021)
Papierkram haben wir für das Buchhaltungsjahr 2021 verwendet. Die Software verfolgt einen sehr klaren Ansatz. Besonders gut gefallen haben mir:
- Integrierte Zeiterfassung: Zeiten können direkt abgerechnet werden.
- Anpassbare Vorlagen mit Liquid-Syntax: Sehr hilfreich für individuelle Automatisierung.
- Übersichtliche Mahnungen: Deutlich besser gelöst als bei manch anderer Software.
- Belegdaten nach Kündigung abrufbar: Unsere Daten bleiben weiterhin erreichbar, auch wenn unser Paket abgelaufen ist. Papierkram speichert die Daten im Rahmen Ihrer 10 Jahre Datengarantie. Ein dicker Pluspunkt!
Folgendes hat uns nicht gefallen:
- Verschachtelte Navigation: Damit ich eine Rechnung erstellen kann, muss ich im Menü auf das "+" hovern, danach auf Rechnungen. Vor allem für neue und nicht technisch versierte Nutzer kann das verwirrend sein.
- Subdomain Pflicht: Jedes Unternehmen bekommt eine Subdomain, z.B. beckersoftware.papierkram.de, verschreibe ich mich bei meiner Subdomain oder erinnere ich mich nicht mehr... muss ich erstmal nach meiner Willkommensemail suchen. Das ist von einer Nutzerperspektive echt unschön, vor allem für Nutzer, die nicht regelmäßig auf die Software zugreifen müssen, z.B. ein externer Buchhalter.
Leider fiel Papierkram bei uns raus, da zum Testzeitpunkt (vor Juni 2023) keine API verfügbar war. Diese wurde erst später nachgereicht. Für reine Freelancer oder Kleinunternehmer aber durchaus eine interessante Lösung.
Pakete und Preise:
- Free: 0,00 € (Basisfunktionen, Angebote, Rechnungen)
- S: 12,90 € (Zeiterfassung, EÜR, Bankkonto einbindung, Beleganpassung CSS, max 1 Nutzer)
- M: 24,90 € (Kundenportal, Abschlagsrechnungen, Datenfelder anlegen, max 5 Nutzer +2,90 € pro User, API)
- L: 49,90 € (Unbegrenzt Nutzer 2,90€ je User, Mehr API Abfragen)
Der Datenimport aus Lexoffice und sevDesk ist möglich, was einen Wechsel erleichtert.
Pakete & Preise der Online-Buchhaltungssoftware Papierkram
Fazit
Wir sind zurück bei Lexoffice. Die ursprünglich fehlende API ist inzwischen vorhanden, die Qualität der Software ist hervorragend, und die Validierungs- und Hilfefunktionen entlasten unseren Alltag massiv. Für uns als IT-Unternehmen mit Fokus auf Automatisierung ist Lexoffice damit die ideale Wahl.
Hinweis zu den angegebenen Preisen: Alle angegebenen Preise verstehen sich als monatliche Kosten und wurden zum Zeitpunkt der Veröffentlichung sorgfältig recherchiert. Sonderangebote oder zeitlich begrenzte Aktionen sind in der Darstellung nicht berücksichtigt. Trotz regelmäßiger Aktualisierung übernehmen wir keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der Preisangaben. Änderungen durch die Anbieter sind jederzeit möglich.