Kein Backup, kein Mitleid – eine bittere Wahrheit aus der Praxis

„Kein Backup, kein Mitleid“ – das war einer der ersten Sätze, die mir mein IT-Lehrer in der Berufsschule eingebläut hat. Damals dachte ich noch, das sei ein bisschen übertrieben. Bis zu dem Tag, an dem sich diese Aussage als absolut wahr herausgestellt hat.

Wir sollten im Unterrichtsprojekt eine Website für einen gemeinnützigen Verein erstellen. Alles war vorbereitet, der Kunde stand pünktlich vor dem Klassenzimmer, die Aufregung war groß – und plötzlich: Panik. Der zentrale Projektserver war tot. Hardwaredefekt. Kein RAID, keine Backups – nichts. Ergebnis: Wer seine Arbeit lokal oder auf einem USB-Stick gesichert hatte, konnte präsentieren. Der Rest stand mit leeren Händen da. XAMPP auf dem Laptop wurde zur Notlösung. Ein Erlebnis, das ich nie vergessen werde.

Was damals ein Schulprojekt war, begegnet mir heute leider immer noch – in Unternehmen. Mal sind es lokale Daten auf einem alten Rechner, mal ungesicherte Daten auf einem NAS ohne Backup-Konzept. Und spätestens, wenn dann wirklich etwas passiert – sei es ein Hardwareausfall, ein Cyberangriff oder ein Benutzerfehler – ist das Drama groß. Doch dann gilt eben: Kein Backup, kein Mitleid.

Welche Daten sollte ich sichern?

Das Thema Datensicherung wird in vielen Firmen vernachlässigt. Die IT ist da, um zu funktionieren – doch ohne eine saubere Prozess- und Backup-Strategie gleicht das Ganze einem Flickenteppich:

• Daten auf Notebooks, Desktops und Tablets
• Dateien auf NAS und externen Festplatten
• Kalender und E-Mails in verschiedenen Postfächern
• Daten in Cloud-Diensten, CRM- oder ERP-Systemen

Die richtige Frage lautet also nicht „Was sollte ich sichern?“, sondern: Wo liegen überall Daten, die für mein Unternehmen wichtig sind?

Oft ist es sinnvoller, alles zu sichern, als zu versuchen, selektiv zu sein. Vor allem, wenn niemand den vollständigen Überblick hat.

Best Practice:

Zentrale Datenspeicherung. Keine Daten lokal. Egal ob auf einem NAS, einem Fileserver oder einem Cloud-Dienst – der Client ist nur das Zugriffsgerät. Genau nach diesem Prinzip arbeiten z.B. Unternehmen mit Thin Clients und Terminalservern. Aber auch ohne Terminalserver ist das mit zentralen Netzlaufwerken und sauberem Rechte-Management möglich.

Vorteil:

Geht ein Gerät kaputt, ist der Aufwand minimal. Neues Gerät aufstellen, Benutzer anmelden, fertig.

Backup-Arten im Überblick

In der IT-Welt gibt es drei grundlegende Backup-Arten:

1. Vollsicherung

Bei einer Vollsicherung werden alle ausgewählten Daten komplett gesichert – unabhängig davon, ob sie sich seit der letzten Sicherung verändert haben oder nicht.

Vorteil:

• Einfachste Wiederherstellung.

Nachteil:

• Benötigt viel Speicherplatz und Zeit.

2. Inkrementelles Backup

Ein inkrementelles Backup sichert nur die Daten, die sich seit der letzten irgendeiner Sicherung geändert haben. Meist gibt es eine erste Vollsicherung und danach tägliche inkrementelle Backups.

Vorteil:

• Sehr platzsparend und schnell.

Nachteil:

• Für eine vollständige Wiederherstellung braucht man die letzte Vollsicherung und alle darauf folgenden inkrementellen Backups. Fällt eines davon aus, sind die dazwischen liegenden Daten verloren.

3. Differenzielles Backup

Ein differenzielles Backup sichert alle Daten, die sich seit der letzten Vollsicherung verändert haben.

Vorteil:

• Schneller als eine Vollsicherung, aber umfassender als ein inkrementelles Backup.

Nachteil:

• Braucht mehr Speicherplatz als ein inkrementelles Backup, aber weniger als tägliche Vollsicherungen.

In der Praxis sehen wir oft Mischformen – meist eine wöchentliche Vollsicherung kombiniert mit täglichen inkrementellen Backups.

Wie sollte ich Backups erstellen?

Backup-Speichermöglichkeiten gibt es wie Sand am Meer — doch nicht alles, was nach Backup klingt, ist auch wirklich eines. Wichtig zu wissen: Dienste wie Google Drive, Dropbox oder OneDrive sind kein vollständiges Backup. Sie synchronisieren Daten, und genau das ist im Fall eines Datenverlusts oder einer Verschlüsselung auch ihr größtes Problem: Wenn die verschlüsselte oder gelöschte Datei synchronisiert wird, ist sie überall weg. Zudem ist aus DSGVO-Sicht die Speicherung personenbezogener Daten in US-Diensten heikel und oftmals nicht zulässig.

Offline-Backups

Offline-Backups sind nach wie vor bewährt, aber auch hier kommt es auf das Speichermedium an:

• Flash-Speicher wie USB-Sticks oder SD-Karten gehen schneller kaputt, als man denkt. Fragen Sie mal einen Fotografen, was er davon hält, wenn das Kärtchen mit den Mitarbeiterfotos plötzlich unlesbar ist.
• Externe Festplatten (HDDs) mit hoher Kapazität sind günstig, aber mechanisch anfällig. Ein weiteres Problem: Bitrot. Dabei handelt es sich um den schleichenden Datenverlust über Jahre hinweg, selbst wenn die Platte nicht in Benutzung ist. Magnetische Informationen verblassen, und plötzlich ist die Datei beschädigt, ohne dass jemand die Festplatte je benutzt hat.
• SSDs sind technisch robuster, stoßfest und deutlich zuverlässiger. Rein theoretisch sollten sie keinen Bitrot bekommen. Dennoch: Auch hier gilt das Grundprinzip der IT – alles, was kaputtgehen kann, wird irgendwann kaputtgehen.

Deshalb ist das Wichtigste bei jeder Backup-Strategie: Redundanzen schaffen.

Online-Backups & NAS-Lösungen

Neben klassischen Offline-Backups spielen Online-Backups eine immer größere Rolle – vor allem in Verbindung mit NAS-Systemen (wie von Synology oder QNAP).

Ein gutes Beispiel ist Synology Active Backup for Business:

• Diese Lösung ermöglicht es, ganze Server, virtuelle Maschinen, PCs, und sogar Microsoft 365 oder Google Workspace-Daten automatisiert zu sichern.
• Die Sicherungen landen zentral auf dem NAS und können über Versionierung verwaltet werden.
• Wichtig dabei: Die Backups sollten auch auf dem NAS selbst verschlüsselt und idealerweise in einem eigenen, schreibgeschützten Ordner abgelegt werden.

Vorteile:

• Automatisierte, zentrale Sicherung aller wichtigen Systeme.
• Flexible Wiederherstellungsoptionen – von einzelnen Dateien bis hin zum kompletten System.
• In Kombination mit einer externen Backup-Synchronisation lassen sich so moderne und sichere Backup-Konzepte umsetzen.

Viele NAS-Systeme bieten außerdem eigene Cloud-Sync- und Offsite-Backup-Dienste an. So kann z.B. ein Synology NAS alle Backups zusätzlich verschlüsselt zu einem externen Backup-Server oder in eine zertifizierte deutsche Cloud-Lösung hochladen.

Das ist besonders wichtig, wenn es darum geht, die 3-2-1-Backup-Regel einzuhalten:

• 3 Kopien der Daten
• auf 2 verschiedenen Medien
• davon 1 an einem externen Standort

Zusammenfassung der wichtigsten Backup-Regeln:

1. Backups immer verschlüsseln.
2. Verschlüsselungs-Key sicher außerhalb lagern.
3. Backups schreibgeschützt ablegen.
4. Offsite-Backups einrichten.
5. Online-Backups über NAS-Backup-Tools wie Active Backup automatisiert einrichten.
6. Regelmäßig Restore-Tests durchführen.

Mein Tipp: Am Ende zählt nicht, wie viele Backups Sie haben, sondern ob sie im Ernstfall auch funktionieren.

Ein aktueller Fall: HT-Hosting

Vor Kurzem hat der Anbieter HT-Hosting nach einem verheerenden Cyberangriff den Betrieb eingestellt. Laut eigener Aussage wurde der Proxmox VE Cluster „zerstört“. Der letzte Backup-Stand ist unklar – in Kundenbewertungen wird bemängelt, dass die Kommunikation lückenhaft war und offenbar nicht alle Daten wiederhergestellt werden konnten.

In einer Stellungnahme auf Trustpilot räumt man ein:

„Wir arbeiten mit Datenrettungsspezialisten zusammen, um so viele Daten wie möglich wiederherzustellen.“

Das klingt nicht nach einem gut strukturierten Notfallplan. Zwar wurde angeboten, Backups bei anderen Anbietern einzuspielen, aber die entscheidenden Fragen bleiben offen:

• Wie alt war das Backup?
• Warum war keine vollständige Wiederherstellung möglich?
• Gab es eine Notfall-Dokumentation?

Solche Vorfälle sind keine Seltenheit. Viele Hoster und Unternehmen merken erst im Ernstfall, dass ihr Backup-Konzept lückenhaft ist. Spätestens dann ist es zu spät.

Wie kann ich das verhindern?

Die wichtigsten Punkte für ein solides Backup- und Recovery-Konzept:

1. Zentrale Datenspeicherung: Daten gehören nicht auf lokale Geräte, sondern auf zentrale Server, NAS-Systeme oder Cloud-Dienste.
2. Regelmäßige, geprüfte Backups: Ein Backup ist nur so gut wie sein Restore-Test. Regelmäßige Wiederherstellungs-Tests sind Pflicht.
3. Backup-Strategie definieren: Kombination aus Voll-, inkrementellen und ggf. differenziellen Sicherungen.
4. Mehrere Backup-Standorte: Mindestens ein Offsite-Backup (z.B. in einer anderen Niederlassung oder bei einem seriösen Cloud-Dienstleister).
5. Notfallplan und Dokumentation: Wer ist wann für was zuständig? Was wird im Fall eines Ausfalls getan? Wie wird wiederhergestellt? Das gehört schriftlich dokumentiert.