Ich bin Martin Becker, Inhaber von Becker Software – und wenn du wie ich Hoster im B2B-Bereich bist, dann kennst du das: Rechnungen, Mahnungen, Formatchaos, Steuerberater, Frust. Rechnungsstellung ist meistens das nervigste Thema im Hosting-Alltag.
Ich möchte dir in diesem Beitrag zeigen, wie wir mit WHMCS, trotz seiner Eigenheiten, eine professionelle und rechtssichere Buchhaltung hinbekommen haben. Vielleicht ist auch für dich etwas dabei.
Warum überhaupt WHMCS?
Klar, WHMCS ist nicht perfekt. Es ist teuer geworden, besonders im Vergleich zu Alternativen wie Blesta. Aber: Kein anderes System hat so viele Erweiterungen, Integrationen und eine so große Community. Wenn du cPanel, Plesk, Domains, DNS, SSL und mehr automatisieren willst, führt eigentlich kein Weg daran vorbei – besonders, wenn du deine Dienstleistungen massenhaft verkaufen willst.
Unsere Anpassungen
1. Das leidige PDF-Format von WHMCS
WHMCS kommt im Original mit einem US-typischen Rechnungsformat daher. Keine sauberen Positionsnummern, kein Platz für Steuersätze, kein DATEV-kompatibles Layout. Auch Mahnungen? Ein Witz: nur per E-Mail, kein ordentliches PDF für den Postversand.
Unsere Lösung:
- Lange Zeit haben wir das PDF-Template-Modul von Plambee.de genutzt – damit werden die Rechnungen in WHMCS nach Deutschen vorgaben verwendbar.
- Aber wir mussten trotzdem jede Rechnung manuell in Lexware Office übertragen, damit unser Steuerberater Zugriff hatte.
Das war uns irgendwann zu viel Aufwand – also haben wir ein eigenes Modul geschrieben, das WHMCS und Lexware Office direkt miteinander verbindet.
Ergebnis:
- Rechnungen werden automatisch in Lexoffice erzeugt
- Wir versenden professionelle PDFs, die von Lexoffice erstellt werden.
- Mahnungen? Kein Problem – direkt aus Lexoffice per E-Mail oder Briefpost
👉 WHMCS erstellt, Lexware Office verwaltet. Besser geht’s nicht.
2. Die E-Rechnung kommt
Das Thema E-Rechnung hat uns alle eingeholt – aber zum Glück haben wir mit dem Lexoffice-Modul auch hier gleich zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen. Lexoffice unterstützt E-Rechnungen schon heute, inklusive XRechnung & ZUGFeRD.
Wenn du dich generell zur E-Rechnungspflicht schlau machen willst, empfehle ich dir diesen Artikel von uns: 👉 Die E-Rechnung kommt – WHMCS-Hoster aufgepasst
3. Kündigungen – aber bitte mit System
WHMCS erlaubt standardmäßig, dass Kunden sofort kündigen – das war für uns im B2B-Bereich eher problematisch. Wir wollten eine kontrollierte Kündigungsstrecke mit:
- Rechtssicherem Kündigungsbutton nach §312k BGB
- Bestätigungsprozess
- Kündigung zum Laufzeitende
- Schlussrechnung
Unsere Lösung:
- Eigener Kündigungsbutton auf der Website: 👉 https://www.becker-software.de/de/cancel-contract
- WHMCS-Kündigung wurde umgebaut – statt sofortiger Deaktivierung nur eine Anfrage
- Kündigung wird manuell bestätigt, dann erzeugt WHMCS automatisch eine Schlussrechnung und beendet den Service korrekt zum Vertragsende
Mehr Infos findest du in diesem Beitrag: 👉 Kündigungsbuttons bei Hosting-Anbietern – Anforderungen, Strafen und unsere Umsetzung
4. Monatsanfang = Rechnungstag
Ein Klassiker: Kunde bestellt am 01.02. – bekommt aber schon am 18.02. die nächste Rechnung. WHMCS rechnet standardmäßig auf Basis des Bestelldatums. Das hat bei unseren Kunden für ordentlich Verwirrung gesorgt.
Unsere Lösung: Wir haben unsere Cronjobs und Abrechnungszyklen so angepasst, dass immer am 1. eines Monats eine Sammelrechnung für alle fälligen Leistungen erstellt wird.
Das sorgt für Klarheit und Einheitlichkeit – und ehrlich gesagt: Ich mag es, wenn die Buchhaltung ordentlich auf dem Tisch liegt.
👉 Die technische Umsetzung inkl. Cronjob-Anpassung findest du in diesem Beitrag:
WHMCS Rechnungen zum Monatsanfang
Fazit
WHMCS ist nicht perfekt – aber anpassbar. Wenn man bereit ist, etwas Arbeit reinzustecken (oder entwickeln zu lassen), dann kann man aus WHMCS eine rechtssichere, professionelle und voll integrierte Plattform machen, die sogar mit Lexoffice, E-Rechnung und deutscher Kündigungslogik umgehen kann.
Wenn du Fragen hast oder Hilfe brauchst – meld dich gern. Ich teile gern, was wir gebaut haben.